Decreto Nº 1825-2023
Apruébase la implementacion y puesta en funcionamiento del módulo Expediente Electrónico (EE) del Sistema de Gestión Documental (GDE)..[1]
Estado de la norma: VIGENTE.-
Publicado en B.O. 3573 del 02-06-23.-
Dictado el 19-05-23.-
Operador del Digesto: M.L.E.-
VISTO:
El Expediente Nº 1147/21, caratulado: "MINISTERIO DE CONECTIVIDAD Y MODERNIZACIÓN- SUBSECRETARIA DE MODERNIZACIÓN- S/IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INFORMATICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRONICA (GDE)"; y
CONSIDERANDO:
Que mediante el Decreto Nº 2422 se aprobó la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento, y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes de la Administración Pública Provincial;
Que asimismo se estableció que dicho sistema operará como plataforma informática transversal dentro de la Administración Pública Provincial en lo que respecta a la generación de documentos y expedientes digitales creados por medios electrónicos, registros y otros contenedores a los fines de facilitar la gestión documental, el acceso y la perdurabilidad de la información, la reducción de los plazos en las tramitaciones y el seguimiento en cada expediente;
Que en tal sentido se dispuso que el despliegue del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) con sus diferentes módulos re realizaría en forma paulatina, conforme los términos y condiciones de uso que cada módulo requiera, respetando los estándares tecnológicos y de seguridad jurídica vigentes;
Que, por otra parte, se designo al Ministerio de Conectividad y Modernización como organismo competente para si instrumentación y puesta en funcionamiento facultándolo para dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para su implementación, control y ejecución;
Que en virtud de llo y mediante la Resolución del Ministerio de Conectividad y Modernización Nº 83/22 el Órgano Rector del Sistema resolvió el uso obligatorio de los Módulos Generador de Documentos Electrónicos (GEDO) y Comunicaciones Ofiaicles (CCOO) a partir del 1 de septiembre de 2022;
Que a fin de culminar con el proceso de implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) debe establecerse en forma gradual el uso obligatorio del módulo Expediente Electrónico como medio de caratulación, vincualción de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos para todas las jurisdicciones enumeradas en el artículo 4º del Decreto Nº 2422/22;
Que, brindando un marco de seguridad y confianza tecnológica y jurídica a los documentos electrónicos, de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 25506 de Firma Digital, el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) permite la firma digital de las actuaciones administrativas, utilizando dispositivos criptográficos para el caso de los actos administrativos, y certificados de aplicaciones para todas las demás actuaciones;
Que en el marco de la tramitación electrónica integral, resulta necesario instrumentar un mecanismo de excepción frente a eventuales fallas del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) que permita proceder a la firma de actos administrativos o comunicaciones y su eventual publicación en el Boletín Oficial d ela Provincia por parte de las áreas responsables, valíendose del soporte papel y la firma ológrada;
Que paralelamente con la adopción de dichas medidas y a fin de entender en las propuestas e iniciativas de transformación, innovación, mejora continua y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración Pública se crea la Coordinación Administrativa de Transformación Digital integrada por los Jefes de Despacho de los Ministerios y de las Secretarías de Estado;
Que por todo lo expuesto deviene necesario el dictado del presente acto administrativo en el marco de las disposiciones contenidas en el artículo 81 de la Constitución Provincial;
Que ha tomado intervención la Delegación de Asesoría Letrada de Gobierno actuante en el Ministerio de Conectividad y Modernización y la Asesoría Letrada de Gobierno;
POR ELLO:
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA
DECRETA:
Artículo 1°.-Apruébase la implementación y puesta en funcionamiento en forma gradual del módulo Expediente Electrónico (EE) del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como medio de caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos el cual será de aplicación en todos los órganos de la Administración Pública Centralizada, organismos descentralizados y autárquicos pertenecientes al Poder Ejecutivo Provincial.
Artículo 2°.-El uso obligatorio del módulo del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), cuya implementación se aprueba en el artículo precedente, será dispuesto por Resolución del Ministerio de Conectividad y Modernización en los plazos que se establezcan.
Artículo 3°.-La obligatoriedad de tramitación electrónica de cada procedimiento en particular se formalizará luego de ser relevado y consensuado con los organismos competentes en la materia a través de quien establezca el Ministerio de Conectividad y Modernización, en su calidad de Órgano Rector del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
Artículo 4°.-El Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) permite la firma digital de los documentos electrónicos con las siguientes modalidades:
a) Firma digital remota: se utiliza para firmar digitalmente todo tipo de documento electrónico incluyendo actos administrativos.
b)Firma digital con dispositivo criptográfico externo: se utiliza para firmar digitalmente todo tipo de documento electrónico incluyendo actos administrativos.
c) Firma digital con certificado del sistema: se utiliza para firmar documentos electrónicos, (excepto actos administrativos), como notas, dictámenes, informes, comunicaciones oficiales, etc.
Artículo 5°.-La caratulación de los expedientes electrónicos estará determinada por los organismos de la Administración Pública Provincial que propicien los trámites utilizando el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) conforme al Nomenclador de Trámites que apruebe el Ministerio de Conectividad y Modernización; sin perjuicio de la aplicación en los expedientes en soporte papel de lo establecido en el Decreto Provincial Nº 608/03.
Artículo 6°.-En aquellos casos que los procedimientos o sistemas de gestión administrativa prevean la presentación de documentación en papel o el uso de papeles de trabajo, se entenderá que dicho requisito se encuentra cumplido, en los procedimientos administrativos digitalizados, por el uso de documentos o archivos de trabajo digitales en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE). En el supuesto que el administrado voluntariamente presente un documento en soporte papel, el organismo debe digitalizarlo e incorporarlo al Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en forma inmediata.
Artículo 7°.-Créase la Coordinación Administrativa de Transformación Digital integrada por los Jefes de Despacho de las distintas Jurisdicciones que integran este Poder Ejecutivo, cuyo objetivo principal será participar de los relevamientos de los procedimientos administrativos para su inclusión en el Módulo de Expediente Electrónico del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), coordinar las acciones administrativas tendientes a contribuir a la mejora continua de la calidad de la gestión administrativa y la efectiva aplicación de los procesos de modernización en las áreas respectivas. La convocatoria y organización de las reuniones, temarios y difusión de las recomendaciones surgidas en el seno de la Coordinación estará a cargo del órgano que determine el Ministerio de Conectividad y Modernización.
Artículo 8°.-Apruébase el “Procedimiento de Contingencia” que como Anexo forma parte del presente decreto, el que podrá ser utilizado frente a eventuales fallas en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), a los fines de garantizar la continuidad en la emisión en soporte papel y en forma ológrafa de los actos administrativos o comunicaciones y su eventual publicación en el Boletín Oficial de la Provincia. (S/Expte. N° 1147/21)
Artículo 9º.- El presente Decreto será refrendado por el Señor Ministro de Conectividad y Modernización.
Artículo 10º.- Dése al Registro Oficial y al Boletín Oficial, comuníquese, publíquese y pase al Ministerio de Conectividad y Modernización.
ANEXO
PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA
1. El presente procedimiento tiene por finalidad brindar solución a posibles contingencias que impidan el normas funcionamiento del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), de manera que puedan ser emitidos actos administrativos o comunicaciones y su eventual publicación en el Boletín Oficial valiéndose del soporte papel y la firma ológrafa.
2. Las entidades y jurisdicciones comprendidas en el artículo 4º del Decreto Nº 2422/22 deberán tomar las medidas pertinentes par aque cada área firmante disponga de un Libro de Actas debidamente rubricado, cuya denominación será " Actos Administrativos de Contingencia", en el que serán registrados los actos administrativos o comunicaciones - y su eventual publicación en el Boletín Oficial de la Provincia - dictados en los casos en que se produjera una contingencia en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
3. Se considerará habilitado el procedimiento de excepción cuando el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) se hallare indisponible durante un lapso igual o mayor a una (1) hora de informada la incidencia por el Ministerio de Conectividad y Modernización el cual dictará las normas aclaratorias y complementarias a los fines de establecer el modo y las distintas vías de comunicación para habilitar el procedimiento de excepción.
4. Para el caso de haber actuado conforme lo dispuesto en el punto 3 del presente, el organismo competente procederá a registrar el acto en el Libro de Actas mencionado precedentemente, el que deberá contener, al menos, la siguiente información:
a) Fecha.
b) Órgano emisor.
c) Nombre y apellido del firmante.
d) Tipo de acto.
e) Número especial de acto administrativo, el que deberá respectar la correlatividad existente al momento de emitir el acto y el formato que hubiera arrojado el Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) del Sistema de Gestión Documental (GDE).
5. Una vez reestablecido el sistema, situación que será comunicada por las mismas vías que las previstas en el artículo 4º del presente, el organismo competente procederá a digitalizar e incorporar al sistema cada uno de los actos que se hubieran registrado en el Libro de Actas.